“Il gestionale è il nostro farmacista trentennale”: la Farmacia San Nullo racconta un anno con Winfarm

Cosa troverai in questo articolo

• Una scelta maturata sul campo, non sulla carta
• La presenza dei consulenti: “Senza di loro non avremmo avuto modo di partire”
• Dati puliti, meno errori, più tempo per il cliente
• Una curva di apprendimento definita “semplice”, anche per chi parte da zero
• Il gestionale come “farmacista trentennale”
• Un lavoro di squadra, prima ancora che una vendita

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A Giugliano in Campania, in provincia di Napoli, la Farmacia San Nullo ha aperto i battenti a fine luglio dello scorso anno a seguito del Concorsone che ha assegnato le nuove farmacie in tutta Italia. Un anno esatto di attività, dunque, per la dott.ssa Lucia De Cicco, il dott. Flavio Russo, il dott. Carlo Guadagni e la dott.ssa Giuliana Iacovelli.

Abbiamo fatto due chiacchiere con Guadagni e Iacovelli per ripercorrere il primo anno di attività della farmacia e capire come hanno affrontato le principali sfide dell'avvio: dalla scelta del gestionale all'organizzazione del lavoro quotidiano, fino al rapporto con il team di consulenti che li ha accompagnati. Ne è nata una conversazione libera, senza copione, ricca di spunti pratici per chi si appresta ad aprire una nuova farmacia.

Una scelta maturata sul campo, non sulla carta

Guadagni e Iacovelli non erano completamente digiuni di gestionali, anche se in ambiti molto diversi da quello farmaceutico. Lui arrivava dal settore dello smaltimento dei farmaci scaduti, dove aveva utilizzato "un vecchio gestionale... come se fosse un DOS, per intenderci", sufficiente per gli inventari ma privo di strumenti di analisi.
Lei, invece, proveniva dalla gestione di centri sportivi e di medicina estetica, dove aveva lavorato con un gestionale dedicato ai centri estetici, maturando familiarità con CRM, reportistica ed estrazione dati.

Quando si è trattato di scegliere il gestionale per la nuova farmacia, il confronto si è ristretto rapidamente ai due nomi più citati “tra voci di corridoio e amici farmacisti”: Winfarm e un concorrente diretto. A fare la differenza, raccontano, non è stata solo la gestione di magazzino, ma l'integrazione con gli strumenti già presenti in farmacia. Un esempio concreto, quello della cassa Glory: “Winfarm ha un modulo di gestione che si interfaccia con Glory", spiega Guadagni.

Un dettaglio che può sembrare marginale, ma che per lui racchiude bene la filosofia del prodotto: un sistema pensato per essere all around, capace di semplificare la gestione quotidiana senza costringere il farmacista a moltiplicare fornitori e licenze.
Per la dott.ssa Iacovelli, che segue in prima persona la parte commerciale e la relazione con il cliente, a convincere è stata soprattutto la profondità dell'analisi: “L'impatto immediato all'arrivo del cliente, già solo con il simbolo in alto che ti fa capire che tipo di cliente hai davanti”, ha trovato in Winfarm “non solo una serie di funzioni, ma anche una facilità nell'utilizzo di queste funzioni e nel ricavare e analizzare i dati”. Una completezza che, gestendo la farmacia “a tutti gli effetti come un'azienda”, considera imprescindibile.

La presenza dei consulenti: “Senza di loro non avremmo avuto modo di partire”

Se la scelta del software ha richiesto un confronto attento, l'apertura vera e propria della farmacia ha rappresentato la prova più difficile, soprattutto per due professionisti che arrivavano da settori completamente diversi. Ed è qui che, secondo i titolari, il ruolo di Pharmaservice è stato determinante.

“La presenza è stata fondamentale, senza la quale non avremmo avuto proprio modo di partire”, racconta Guadagni. “Venendo noi da altri settori, l'immersione in un mondo che non era il nostro era completa. Se non avessimo avuto l'assistenza e la formazione che abbiamo avuto e che continuiamo ad avere, con una risoluzione della problematica immediata e una disponibilità immensa, per noi sarebbe stato vitale eppure impossibile”.
Un episodio in particolare torna più volte nel racconto: la richiesta, fatta ancora prima della firma del contratto, di poter contare su un'assistenza reale e non su tempi d'attesa infiniti. La risposta del Consulente di Pharmaservice fu netta: “Assolutamente sì”.

A distanza di un anno, i titolari confermano che le cose sono andate esattamente così, e il merito viene esteso anche al formatore che li ha seguiti nella fase di avviamento e che, tornato in farmacia a otto mesi dall'apertura, ha trovato magazzino e anagrafica clienti perfettamente allineati alla realtà. Un dettaglio che Guadagni riassume con un'immagine efficace: "È come avere una Ferrari: se non sai guidarla bene, non ti serve a molto. Avere lo strumento è importante, ma conta ancora di più saperlo usare come si deve.”

Alla richiesta di sintetizzare l'esperienza con un solo aggettivo, la risposta arriva senza esitazioni: affidabilità. “Racchiude in senso lato anche altre caratteristiche”, spiega Guadagni.
Un giudizio che i titolari collegano direttamente alla coerenza tra quanto promesso in fase di vendita e quanto effettivamente ricevuto nell'arco dei mesi successivi: “A distanza di un anno possiamo ben dire che quello che ci hanno detto il primo giorno è stato mantenuto”.

Dati puliti, meno errori, più tempo per il cliente

Al netto del rapporto umano, i vantaggi più concreti riscontrati nell'uso quotidiano di Winfarm riguardano soprattutto la qualità del dato e la riduzione degli errori. La farmacia ha successivamente integrato due moduli aggiuntivi, Verifica e Risolvi ed RFM, entrambi legati all'affidabilità delle informazioni raccolte. “Eravamo sopra il 90% come affidabilità del dato”, racconta Guadagni, un risultato che considera già solido ma che i due titolari intendono difendere nel tempo, consapevoli che “più dati ci sono, più criticità possono sorgere”.

Il modulo RFM, dedicato alla profilazione del cliente, si è rivelato particolarmente utile in una farmacia dove il personale al banco ruota spesso tra più collaboratori: “Avere sempre la possibilità di avere un'informazione su chi si trova di fronte in quel momento al banco è vitale”, spiega la dott.ssa Iacovelli, che segue anche la parte contabile e amministrativa del gestionale, dallo scadenziario alla gestione delle fatture. Racconta con soddisfazione di aver imparato a gestire manualmente, quando necessario, anche gli adempimenti verso l'ASL, grazie al supporto degli operatori Pharmaservice: “Mi hanno insegnato e sono stata capace di farlo poi da sola, e questo mi ha reso molto contenta”.

Una curva di apprendimento definita “semplice”, anche per chi parte da zero

Alla domanda su quanto sia stato semplice imparare a usare il sistema partendo da zero, Guadagni assegna un punteggio di 8 o 9 su 10. Lo stesso giudizio arriva anche da un collega più esperto ma meno abituato agli strumenti digitali, che pur non conoscendo a fondo tutte le funzionalità "riesce bene o male comunque a trovare sempre il modo di risolvere".

La chiave, secondo Guadagni, sta nell'intuitività del sistema: “Se anche non ti ricordi come si fa una cosa, ci arrivi ragionando: ti poni la domanda cosa sto cercando, apri la macrocategoria giusta e alla fine lo trovi”.

Il gestionale come “farmacista trentennale”

Guardando al futuro del settore, tra concorrenza online crescente e un quadro normativo che i titolari definiscono in evoluzione non sempre lineare, la dott.ssa Iacovelli offre forse la sintesi più efficace dell'intera conversazione: “La farmacia del futuro è sicuramente una farmacia che conserva il valore aggiunto del giusto consiglio, della giusta terapia e del valore al banco. Tutto questo però può essere fatto solo se c'è un supporto digitale”. E aggiunge: “Il gestionale è il nostro farmacista trentennale, che custodisce tutte le informazioni di ogni paziente e permette a chi si trova dall'altro lato di dare quello che internet non può dare”.

Un lavoro di squadra, prima ancora che una vendita

A chiudere la conversazione, abbiamo chiesto ai titolari di scomporre in percentuale il peso della componente umana rispetto a quella tecnologica nella loro esperienza con Pharmaservice, ma i due si fermano quasi subito: "C'è una componente emotiva che non si può descrivere in numeri", ammettono. Resta però la convinzione che, con le stesse funzionalità ma con persone diverse a portarle in farmacia, "probabilmente non avremmo avuto lo stesso impatto".

Consigliare Winfarm ad altri colleghi, per loro, significa oggi suggerire un modo di intendere la farmacia come impresa: “Il gestionale è un socio che ti supporta in tutta la gestione aziendale dell'attività, senza il quale non puoi assolutamente pensare di avere una farmacia oggi e farla andare in un certo modo in futuro”.