Resi e accrediti in farmacia: l’erosione silenziosa dei margini

Cosa troverai in questo articolo

• La falla nascosta nel ciclo degli acquisti
• Quanto ti sta costando davvero questa disattenzione?
• La verità scomoda: il tempo è il vero nemico
• I tre pilastri del controllo economico in farmacia
• Ordini, carichi e fatture: tutto sotto controllo
• Entry Plus: il guardiano dei tuoi margini

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Hai mai calcolato il costo reale su base annua dei resi mai accreditati o accreditati parzialmente? Se la risposta è no, probabilmente stai lasciando sul tavolo migliaia di euro senza nemmeno saperlo.

La falla nascosta nel ciclo degli acquisti

Sei a fine mese, controlli il bilancio e i numeri non tornano come ti aspettavi. Il fatturato c'è, le vendite procedono, eppure i margini sono più bassi del previsto. Dove stanno finendo i soldi?
La verità è che molte farmacie vivono una situazione paradossale: gestiscono con precisione vendite, sconti e promozioni ai clienti, ma perdono il controllo su ciò che succede dall'altra parte – quella dei fornitori e degli accrediti.
Un esempio concreto. Hai fatto un reso di 100 euro, aspettandoti un accredito completo. Passano settimane, poi mesi. Controlli e scopri che ti hanno accreditato solo 99 euro. Un euro perso.
Poi scopri un altro reso accreditato a 50 invece di 100. Poi un terzo reso che non è stato proprio lavorato. Moltiplica queste situazioni per decine o centinaia di operazioni all'anno: il conto diventa pesante.

Quanto ti sta costando davvero questa disattenzione?

I numeri che nessuno vuole vedere
Una farmacia media gestisce tra 20.000 e 30.000 euro di resi all'anno. Se anche solo il 30% di questi resi presenta problemi di accredito – parziale, ritardato o inesistente – parliamo di 6.000-10.000 euro che svaniscono dai tuoi margini.
Non è un'esagerazione. Alcuni farmacisti che hanno iniziato a monitorare sistematicamente resi e accrediti hanno scoperto di aver perso proprio questa cifra nell'ultimo anno.

Quando l'accredito c'è ma non si vede

C'è poi una situazione ancora più insidiosa. Hai tenuto un prodotto in magazzino troppo a lungo prima di fare il reso, magari 5-6 mesi. Il fornitore accetta il reso, lo lavora regolarmente, lo metti sotto accredito... ma il costo è registrato a zero.
Risultato? Hai perso la merce e non hai recuperato nulla. E senza un controllo puntuale, non te ne accorgi nemmeno.

Le discrepanze che passano inosservate

Non sono solo i resi il problema. Anche gli ordini diretti possono nascondere discrepanze.
Ordini un valore di 100 euro, ti arriva merce per 90 euro, ma in fattura ti vengono addebitati 110 euro. Se non hai un sistema che confronta automaticamente questi tre valori – ordinato, ricevuto, fatturato – quella differenza diventa un costo nascosto che incide direttamente sulla tua redditività.

Gli errori di allestimento che si perdono nei foglietti

C'è poi un'altra situazione che ogni farmacista conosce bene. Quando i grossisti allestiscono gli ordini possono commettere errori. Ordini 100 referenze ma in farmacia ne arrivano meno, per diverse ragioni.
Cosa fai in questi casi? Prendi un foglietto di carta, ci appunti la discrepanza, lo metti da parte sperando di ricordarti di richiedere la nota di credito al grossista. Il foglietto si perde, il promemoria viene dimenticato, la nota di credito non arriva mai.
Senza un sistema che traccia automaticamente queste differenze tra ordinato e ricevuto, queste piccole perdite si accumulano nel tempo. E alla fine dell'anno, il conto è salato.

La verità scomoda: il tempo è il vero nemico

Il problema non è la malafede dei fornitori, nella maggior parte dei casi. Il problema è che gestire manualmente centinaia di movimenti mensili rende praticamente impossibile tenere tutto sotto controllo.
Dovresti controllare ogni singola fattura rispetto all'ordine. Verificare che il carico corrisponda all'ordinato. Tenere traccia di ogni reso inviato. Sollecitare manualmente i resi non lavorati. Confrontare gli importi accreditati con quelli attesi. Documentare e contestare ogni discrepanza.
Chi ha tempo di fare tutto questo? Nessuno. E così le perdite si accumulano in silenzio.

I tre pilastri del controllo economico in farmacia

Per proteggere i margini servirebbero tre cose fondamentali.
Primo: un sistema di confronto automatico tra ordini, carichi e fatture che segnali immediatamente le discrepanze.
Secondo: un monitoraggio costante dei resi con alert sui resi non ancora lavorati dai fornitori.
Terzo: una verifica puntuale degli accrediti che confronti automaticamente quanto ti aspettavi di ricevere con quanto effettivamente accreditato.
In altre parole, serve una dashboard di controllo economico che lavori per te 24 ore su 24, mentre tu ti concentri sulla farmacia e sui clienti.

Dal caos manuale al controllo automatizzato
La soluzione passa necessariamente attraverso l'automazione della riconciliazione del ciclo passivo. Cosa significa in pratica?

Ordini, carichi e fatture: tutto sotto controllo

Un sistema efficace dovrebbe confrontare in automatico ciò che hai ordinato, ciò che hai effettivamente ricevuto e ciò che ti viene fatturato. E segnalarti immediatamente quando questi tre valori non coincidono.
Niente più caricamento manuale articolo per articolo. Niente più verifiche costo per costo. Il sistema fa tutto, tu intervieni solo sulle anomalie.

Resi e accrediti: zero perdite, massima trasparenza

Sul fronte resi, serve poter estrarre report mensili automatici di tutti i resi non ancora lavorati. Serve poter inviare solleciti ai fornitori con un click, allegando l'elenco delle posizioni aperte.
Serve un confronto automatico tra l'importo che ti aspettavi e quello effettivamente accreditato. E serve poter aprire contestazioni documentate senza dover preparare manualmente e-mail e documentazione.

La visione d'insieme che fa la differenza

L'ideale è avere una visualizzazione chiara in "partita doppia". Da un lato quanto ti aspettavi su ordini o resi. Dall'altro quanto ti hanno fatturato o accreditato.
La differenza salta subito all'occhio e puoi agire tempestivamente.

• Trasformare le perdite in recuperi: i risultati reali
• Implementare un sistema di controllo del ciclo passivo genera risultati misurabili.
• Recupero economico immediato: da 2.000 a 10.000 euro all'anno non sono più soldi persi ma margini recuperati.
• Risparmio di tempo: niente più ore perse a controllare manualmente fatture e accrediti.
• Maggiore potere contrattuale: con dati puntuali puoi contestare discrepanze in modo professionale e documentato.
• Trasparenza totale: sai sempre, in tempo reale, qual è la situazione con ogni fornitore.
• Prevenzione delle perdite: individui i problemi prima che si trasformino in mancati incassi.

Entry Plus: il guardiano dei tuoi margini

Entry Plus è nato proprio per risolvere questo problema. Dopo aver automatizzato la riconciliazione del ciclo passivo per far risparmiare tempo ai farmacisti, si è rivelato essere anche un potente strumento di protezione dei margini economici.
Il sistema confronta automaticamente ordini, carichi e fatture, evidenziando immediatamente ogni discrepanza. Monitora i resi in sospeso permettendoti di estrarre report mensili e inviare solleciti ai fornitori con un click.
Verifica che ogni accredito corrisponda all'importo atteso. Ti permette di aprire contestazioni formali in modo semplice e documentato.
Non è un costo, è un investimento che si ripaga da solo attraverso il recupero di margini che altrimenti andrebbero persi nel silenzio della gestione manuale.

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